Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne der DSGVO und des Schweizer DSG ist: SpaceP5 GmbH (Citizen Space Zurich), Heinrichstrasse 267A, 8005 Zürich, Schweiz, UID: CHE-376.554.350, E-Mail: booking@citizenspace.ch, Telefon: +41 44 291 31 01.

Diese Erklärung gilt für die Webseite citizenspace.ch, für Buchungen von Daily Tickets, Memberships und Meetingräumen, für den Member-Bereich sowie für den Check-in vor Ort.

Beim Aufruf der Webseite bearbeitet unser Server automatisch technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Wir brauchen diese Daten, um die Webseite auszuliefern, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten und Fehler zu beheben.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden nach 30 Tagen gelöscht.

Die Webseite wird bei Hostpoint gehostet. Der Anbieter bearbeitet die Daten in unserem Auftrag, mit ihm besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Wenn Sie ein Daily Ticket lösen, einen Meeting- oder Workshopraum buchen oder ein Membership anfragen, bearbeiten wir die Angaben, die Sie uns mitteilen: Name, E-Mail-Adresse, Firma, gewünschter Tag bzw. gebuchte Zeit und Raum sowie bei Rechnungen die Rechnungsadresse. Für ein Daily Ticket erzeugen wir einen Ticketcode mit QR-Code.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Buchung zu bestätigen und zu erfüllen, Sie am Eingang einzuchecken, Rechnungen zu stellen und Zahlungen zuzuordnen.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Buchhaltungsrelevante Daten bewahren wir aufgrund gesetzlicher Pflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), in der Schweiz zehn Jahre. Ohne diese Angaben können wir die Buchung nicht durchführen.

Member-Konto. Wenn Sie ein Konto erstellen, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Zugangspasswort in geschützter Form und die Art Ihres Memberships. Im Member-Bereich sehen und verwalten Sie Ihre Meetingraum-Buchungen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir löschen das Konto, wenn das Membership endet und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Check-in am Tablet. Beim Eingang scannen Sie Ihren Ticketcode und wählen im Raumplan einen freien Tisch. Dabei speichern wir, wer wann an welchem Tisch eingecheckt hat. Wir brauchen diese Angaben, um den Platz zuzuweisen und die Auslastung zu steuern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Kalender-Feed. Members können einen persönlichen Kalender-Feed für Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar abonnieren. Der Feed enthält Ihre Buchungen. Geben Sie den Link nicht weiter, weil jede Person mit dem Link Ihre Buchungen sehen kann. Mit dem Abonnieren übermitteln Sie die Kalenderdaten an den Anbieter Ihrer Kalender-App, für dessen Bearbeitung dieser selbst verantwortlich ist.

Sie können Räume über den KI-Assistenten Claude buchen. Was Sie dort eingeben, etwa Wunschtermin, Raum, Name und E-Mail-Adresse, wird zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an Anthropic übermittelt, den Anbieter von Claude (USA). Wir erhalten daraus die Buchungsangaben, die wir wie in Ziffer 3 bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung Ihrer Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bitte geben Sie im Chat keine besonders schützenswerten Daten ein. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf Standardvertragsklauseln der EU bzw. das Data Privacy Framework. Anthropic bearbeitet die Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Kontakt. Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, etwa für eine Besichtigung, einen kostenlosen Testtag oder eine Offerte, bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um sie zu beantworten. Rechtsgrundlage sind die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen und unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Cookies. Die Webseite verwendet technisch notwendige Cookies, zum Beispiel für die Anmeldung im Member-Bereich. Diese setzen wir gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Analyse-Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ein, siehe unten.

Google Analytics. Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bzw. der Google LLC (USA). Google Analytics setzt Cookies und bearbeitet Angaben zu Ihrer Nutzung der Webseite, etwa aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft der Besucher, Klicks, ungefähren Standort sowie Geräte- und Browserdaten. Wir verwenden die Auswertungen, um die Webseite zu verbessern und unser Angebot auf die Nutzer auszurichten.

Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch das Browser-Add-on von Google verhindern. Die Daten werden 14 Monate gespeichert. Google kann Daten in die USA übermitteln, dafür gelten die Garantien nach Ziffer 7.

Links zu Social Media. Auf der Webseite verlinken wir unsere Profile bei Instagram, Facebook und LinkedIn. Es werden keine Plug-ins eingebunden, Daten gehen erst an den jeweiligen Anbieter, wenn Sie den Link anklicken.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben sie nur weiter, wenn dies für die in dieser Erklärung genannten Zwecke nötig ist, an folgende Empfänger:

• Dienstleister für Hosting, E-Mail-Versand und Buchungssystem, die in unserem Auftrag handeln und vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind (Art. 28 DSGVO)
• Buchhaltung, Treuhand und Banken, soweit für Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr nötig
• Google, wenn Sie der Webanalyse zustimmen (Ziffer 6), und Anthropic, wenn Sie Räume über Claude buchen (Ziffer 5)
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Einige Empfänger sitzen ausserhalb der Schweiz und des EWR, zum Beispiel in den USA. Eine Übermittlung dorthin erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Garantien vorliegen, etwa Standardvertragsklauseln der EU (Art. 46 DSGVO) oder eine Zertifizierung unter dem Data Privacy Framework.

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es der Zweck verlangt oder das Gesetz es vorschreibt. Buchhaltungsunterlagen bewahren wir zehn Jahre auf, Server-Logdaten 30 Tage, Daten eines Member-Kontos bis zum Ende des Memberships, Anfragen bis zur Erledigung. Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Massnahmen, zum Beispiel verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Zugriffsbeschränkungen und geschützte Speicherung der Passwörter.

Sie haben nach DSGVO und Schweizer DSG folgende Rechte:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Bearbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Bearbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Senden Sie Ihre Anfrage an booking@citizenspace.ch. Wir prüfen sie und antworten in der Regel innert 30 Tagen. Zur Identifikation können wir einen Nachweis verlangen.

Sie können sich ausserdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der Behörde Ihres Wohnorts.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, zum Beispiel bei neuen Funktionen. Es gilt die jeweils auf der Webseite veröffentlichte Fassung.